Actualización Corporativa
¿Que hacer para celebrar asambleas de accionistas antes las limitaciones establecidas por disposiciones presidenciales?
Antecedentes:
La Sección SÉPTIMA de las Disposiciones Presidenciales actuales (14 de mayo de 2020 y sus modificaciones), dispone en su parte conducente lo siguiente:
“Prohibiciones cierre y suspensión de actividades: se establecen las siguientes prohibiciones y limitaciones: i. se prohíbe los eventos de todo tipo y de cualquier numero de personas en cualquier lugar”.
Derivado de lo anterior, el Registro Mercantil estableció el criterio de NO publicar convocatorias para Sesiones del Consejo de Administración y/o Asambleas de Accionistas, si las entidades no tienen regulado en su pacto social la posibilidad de llevar a cabo asambleas o sesiones de forma electrónica.
¿Qué hacer?
Llevar a cabo asambleas o sesiones totalitarias, sin necesidad de realizar convocatorias
¿Cómo?
Analizar la posibilidad de celebrar Asambleas de forma Unipersonal y/o Con Auxilio del Notario.
Analizar la posibilidad de representación entre directores con el fin que comparezcan el menor número de personas.
Otorgar cartas poder con instrucciones expresas para el voto y anuencia que sea una sola persona que represente al resto de directores o accionistas
Aplica a entidades que no tienen regulado en su pacto social la posibilidad de llevar a cabo asambleas o sesiones de forma electrónica.
También aplica a aquellas entidades que no están contenidas en el artículo CUARTO de las Disposiciones Presidenciales de fecha 14 de mayo de 2020 y sus respectivas modificaciones.
El numeral cuarto establece expresamente que “los entes del Estado, concesionarios, contratistas, personas individuales o jurídicas y cualquier clase de entidad nacionales o extranjeras, que presten de forma directa o indirecta los siguientes servicios públicos, DEBERÁN CONTINUAR CON SUS ACTIVIDADES SIN OPCIÓN DE CIERRE”, y entre ellos está una serie de actividades del sector industrial y agrícola:
Siendo indispensable para garantizar el giro de operación la toma de decisiones de gobierno corporativo tanto a nivel de socios/accionistas como a nivel de junta directiva, según las políticas de cada sociedad, estas entidades, si pueden llevar a cabo asambleas de cualquier tipo. SIEMPRE Y CUANDO SE CUMPLAN EN TODO MOMENTO CON LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD DE USO DE MASCARILLA Y DISTANCIAMIENTO SOCIAL, LA CUALES DEBERÁN HACERSE CONTAR EN LAS PROPIAS ACTAS.
Ante los criterios publicados por del Registro Mercantil, y del acercamiento a dicha institución se informa que el Registro Mercantil :
No emite criterio respecto a la celebración de asambleas totalitarias.
No efectuará verificaciones con respecto al número de accionistas que comparezcan en Actas y que documenten sesiones de Asambleas.
Ha delimitado el contenido de la publicación de convocatoria de asambleas que se celebren con medios electrónicos.
No rechazará actos mercantiles que deban inscribirse si devienen de Asambleas Totalitarias
Única postura en congruencia con disposiciones presidenciales: el Registro no publicará Convocatorias para entidades que no tengan regulada la posibilidad de celebrar asambleas o sesionar de forma electrónica.
PROCEDIMIENTO PARA CELEBRAR ASAMBLEAS TOTALITARIAS :
Es importante revisar el pacto social y verificar la posibilidad de representación mediante mandato o carta poder.
También verificar si existe alguna restricción en cuanto al número de representaciones que cada accionista puede tener.
Si no hay restricción, podría y debería poderse otorgar todas las cartas poder a un solo accionista con instrucciones expresas de cómo votar. Haciendo la aclaración que el apoderado también representará al resto de accionistas, “como un tipo de anuencia que sólo una persona es el representante a todos”.
Al momento de preparar el acta de Asamblea hay que dejar constancia en la sección de Quorum de cómo están representados los accionistas.
Presidente y Secretario de la Asamblea: en el caso que puedan ser nombrados a criterio de los accionistas, puede nombrarse a solo uno. De lo contrario auxiliarse con el notario fungiendo este como secretario de la asamblea (siempre que el pacto social así lo permita).
De ser necesario, en el supuesto que no pueda otorgarse cartas poder a una sola persona, revisar la posibilidad de otorgarlas también a un tercero, este caso el notario.
En este caso hacer una pequeña reseña en la propia asamblea que se cumplen con las medidas de distanciamiento y medidas de seguridad.
¿Por qué es importante esto?
La limitación establecida por las Disposiciones Presidenciales, constituyen una prohibición expresa: Nulidad Absoluta: No puede convalidarse.
Análisis de posibles riesgos de impugnación.
IMPORTANTE, cada caso debe de analizarse para determinar la mejor forma de llevar a cabo la Asamblea o Sesión, dependiendo del número de accionistas, tipo de relación entre accionistas y directores, tipo operación o autorización a ser aprobada e implicaciones a futuro.
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